Assurance Responsabilité Civile Professionnelle : Votre Entreprise A-t-elle Besoin D'EPLI ?

La plupart des propriétaires d'entreprise comptent sur une bonne équipe pour aider leur entreprise à réussir. Cependant, vous pouvez également exposer votre entreprise à des risques dès le début du processus d'embauche. Les poursuites pour discrimination et harcèlement se multiplient. Rien qu'en 2018, la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi a traité 90 558 cas de discrimination et aidé les demandeurs à récupérer 505 millions de dollars de dommages et intérêts.

Sans une assurance commerciale adéquate, votre entreprise pourrait devoir dépenser des milliers de dollars pour résoudre un procès intenté par un employé. L'assurance responsabilité civile des pratiques d'emploi, ou EPLI, donne aux propriétaires de petites entreprises la tranquillité d'esprit qu'ils n'auront pas à couvrir les réclamations des employés de leur poche. En savoir plus sur EPLI dans ce guide, y compris ce qui est couvert et ce qui ne l'est pas, combien coûte la couverture EPLI et où l'acheter.

Avez-vous besoin d'une assurance responsabilité civile professionnelle?

Environ 3 % seulement des entreprises de moins de 50 employés achètent EPLI. De nombreux propriétaires de petites entreprises ne savent pas qu'une couverture EPLI existe, ou ils décident que la couverture est facultative ou trop coûteuse.

Tout propriétaire de petite entreprise avec des employés devrait envisager de souscrire une assurance responsabilité civile pour les pratiques d'emploi, mais cela est particulièrement important dans les industries qui ont des taux de roulement élevés. Les employés de ces industries sont plus susceptibles d'alléguer une discrimination, un harcèlement sexuel ou un licenciement abusif, qui sont les principaux types de réclamations légales couvertes par l'EPLI.

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Par exemple, les restaurants, les entreprises de construction et de fabrication et les détaillants devraient acheter EPLI. Si vous regardez le résumé des cas récents de l'EEOC, vous verrez que bon nombre des entreprises poursuivies sont dans ces industries.

Même en dehors de ces secteurs, il est sage d'acheter une couverture EPLI de base si votre entreprise peut se le permettre. Selon une étude réalisée par la compagnie d'assurance Hiscox, l'entreprise américaine moyenne a 10,5 % de chances de voir une réclamation d'emploi déposée contre elle. Comme le montre la carte ci-dessous, la probabilité peut augmenter à plus de 50 % dans certains États, comme la Californie et le Nouveau-Mexique. Les événements actuels comme le mouvement #MeToo et l'attention accrue des médias sur la discrimination au travail ont entraîné une augmentation des réclamations des employés contre tous les types d'entreprises. Une réclamation moyenne prend 318 jours à régler et coûte 160 000 $. L'assurance peut donc être essentielle à la survie de votre entreprise.

Source : Hiscox

Que couvre l'assurance responsabilité civile professionnelle ?

Par définition, l'assurance responsabilité civile des pratiques d'emploi couvre les entreprises contre les réclamations des employés que l'entreprise a violé leurs droits civils, mais ces réclamations peuvent varier. Les types de sinistres suivants sont généralement couverts par l'EPLI :

  • Discrimination fondée sur l'âge, le handicap, le sexe, l'origine nationale, la race ou la religion.

  • Harcèlement sexuel.

  • Mauvaise terminaison.

  • Représailles (prendre des mesures négatives contre un employé parce qu'il signale des pratiques discriminatoires).

  • Diffamation liée à l'emploi.

  • Violation de la vie privée.

  • Défaut de promotion.

  • Rupture de contrat de travail.

  • Privation d'opportunité de carrière.

  • Évaluation négligente.

  • Absence d'aménagements appropriés pour la grossesse et l'allaitement.

  • Il peut y avoir une couverture limitée pour les demandes d'immigration, comme le défaut de vérifier le statut de travail d'un employé.

  • Il peut y avoir une couverture limitée pour les réclamations de salaire et d'heures.

Généralement, EPLI couvrira les actions commises par toute personne au sein de l'organisation, qu'il s'agisse d'un membre de la haute direction ou d'un employé débutant. Et la plupart des polices couvriront les frais de règlement d'une affaire à l'amiable, ainsi que les frais de défense si une action en justice d'un employé est portée devant les tribunaux. Cela dit, chaque politique EPLI est différente, il est donc sage de lire les petits caractères.

Quinten Lovejoy, conseiller en risques d'assurance chez Crane Agency, déclare : « Les coûts couverts par les polices EPLI varient selon le transporteur. Par exemple, les polices couvrent les frais de règlement presque universellement. Cependant, le défi dans certaines politiques EPLI est que soit les frais de défense sont soumis à une limite spécifique] ou les frais de défense ne sont pas couverts du tout. Les meilleures polices EPLI prévoient des limites fixes pour le règlement et des coûts de défense illimités en dehors de cette limite.

Les meilleures politiques EPLI sont également suffisamment flexibles pour s'adapter à l'évolution du droit et de la politique du travail. Par exemple, certains États interdisent désormais aux employeurs de poser des questions sur les antécédents criminels d'un demandeur d'emploi au cours des premières étapes du processus d'embauche. Dans d'autres États, les employeurs ne peuvent pas discriminer un employé ou un demandeur d'emploi en fonction de son historique de crédit. Seuls certains assureurs EPLI offrent une couverture contre les réclamations liées à ces lois.

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Qu'est-ce qui n'est pas couvert par l'assurance responsabilité civile professionnelle ?

L'assurance responsabilité civile des pratiques d'emploi, comme vous vous en doutez, ne couvre pas tous les types de réclamations liées à l'emploi. Les types de réclamations suivants ne sont généralement pas couverts par l'EPLI :

  • Maladies et blessures des employés : Vous devrez souscrire une assurance contre les accidents du travail pour couvrir les blessures et les maladies des employés qui surviennent au travail.

  • Vol d'employé : Pour couvrir les actes de malhonnêteté des employés, vous devrez souscrire une assurance contre les délits commerciaux.

  • Erreurs professionnelles : si quelqu'un dans votre entreprise commet une erreur professionnelle qui déclenche une action en justice, celle-ci n'est pas couverte par l'EPLI. Vous aurez besoin d'une assurance responsabilité civile professionnelle ou faute professionnelle distincte.

  • Décisions de gestion : EPLI ne couvre pas certains types de décisions de gestion ou de décisions du conseil d'administration, telles que l'utilisation abusive des fonds de l'entreprise ou le non-respect des statuts de l'entreprise. Dans ces cas, les administrateurs et l'assurance du bureau peuvent fournir une couverture.

  • Conflits syndicaux : les réclamations découlant de conflits de relations de travail ou de conventions collectives ne sont pas couvertes par l'EPLI.

  • Demandes d'assurance-chômage : La plupart des États ont des agences qui se consacrent au traitement des demandes d'allocations de chômage et elles ne relèvent pas du champ d'application de l'assurance responsabilité civile des pratiques d'emploi.

Comme nous l'avons mentionné dans la section précédente, les transporteurs EPLI n'offrent généralement qu'une couverture limitée pour les réclamations de salaire et d'heures et les réclamations pour rupture de contrat. Certains transporteurs peuvent ne pas couvrir du tout ces réclamations et d'autres peuvent offrir une couverture inférieure ou ne couvrir que les frais de justice.

Alors que quelques assureurs couvriront les poursuites intentées par 1099 entrepreneurs indépendants, la plupart des polices EPLI sont conçues uniquement pour couvrir les réclamations légales initiées par les employés du personnel de W2. 1099 travailleurs pourraient poursuivre une entreprise pour discrimination ou harcèlement, affirmant qu'ils ont été mal classés et qu'ils sont en fait des employés. Si vous souhaitez être couvert pour de telles réclamations, assurez-vous de lire attentivement votre police.

EPLI basé sur les réclamations ou basé sur les événements

Un autre facteur qui aura un impact sur votre couverture EPLI est le type de police EPLI. Il existe deux types de polices EPLI : les réclamations et les événements. Les polices EPLI fondées sur des réclamations sont plus courantes, dans lesquelles une réclamation ne sera couverte que si l'incident s'est produit et que la poursuite de l'employé a été déposée pendant que la police était en vigueur. L'inconvénient ici est que vous devez renouveler régulièrement votre police à temps pour vous assurer qu'il n'y a pas de lacunes dans la couverture. Une police basée sur les événements couvrira les sinistres survenus pendant la période d'assurance, même si la poursuite a été intentée après l'expiration de la police.

Le coût de l'assurance responsabilité civile professionnelle

Le coût de l'assurance responsabilité civile en matière de pratiques d'emploi peut commencer à partir de 500 $ par an pour une couverture de 1 million de dollars pour une entreprise de moins de cinq employés. La meilleure façon d'obtenir une estimation de prix plus précise consiste à fournir à une compagnie d'assurance des informations sur votre entreprise et vos employés.

Les facteurs suivants affectent votre coût :

  • Nombre d'employés.

  • Type d'employés (temps plein, temps partiel ou saisonnier).

  • Industrie.

  • Emplacement (l'emplacement dans un État comme New York ou la Californie peut augmenter les coûts car ces États offrent une plus grande protection juridique aux employés).

  • Taux de roulement historique du personnel dans l'entreprise.

  • L'historique des sinistres de l'entreprise..

  • Procédures d'embauche/licenciement.

  • Documentation de la formation et de la conduite des employés.

  • Montant de la couverture et taille de la franchise.

Selon Jim Loughlin, directeur principal des ventes chez CoverWallet, le marché de l'assurance, les principaux déterminants du coût sont «le nombre d'employés que vous avez sur la liste de paie, l'état dans lequel vous opérez et le type d'industrie dans lequel vous travaillez. Si votre entreprise a des antécédents de réclamations ou poursuites, le coût augmentera. Le montant de la couverture que vous souhaitez affectera également votre coût. La couverture EPLI peut aller d'aussi peu que 100 000 $ à 25 millions de dollars. La police comportera également une franchise, qui correspond au montant que vous devrez payer d'avance avant que l'assureur ne paie une réclamation.

Comment réduire le coût de l'assurance responsabilité civile des pratiques d'emploi

La meilleure façon de réduire le coût de la couverture EPLI est de mettre en place des garanties qui minimisent le risque de poursuites des employés. James Ryan, spécialiste des affaires publiques à l'Equal Employment Opportunity Commission, recommande de prendre les mesures suivantes pour réduire le risque de réclamations des employés :

  1. Évaluez les facteurs de risque de discrimination et de harcèlement de l'entreprise et prenez des mesures pour minimiser tout risque.

  2. Assurez-vous que tous les employés comprennent leurs responsabilités légales ainsi que les politiques anti-discrimination et anti-harcèlement et les procédures de plainte de l'entreprise.

  3. Démontrer l'engagement du propriétaire de l'entreprise à prévenir la discrimination et le harcèlement. Par exemple, le propriétaire de l'entreprise pourrait : discuter de l'importance de se conformer aux politiques anti-discrimination et anti-harcèlement de l'entreprise lors de l'orientation des nouveaux employés et des réunions d'employés ; intégrer le respect des politiques de non-discrimination dans les évaluations de performance ; expliquer à qui les employés peuvent s'adresser en interne en cas de questions, de préoccupations ou de plaintes en matière de discrimination ; faire des remarques liminaires pendant la formation sur la discrimination/le harcèlement ; et/ou défendre l'égalité des chances en matière d'emploi au sein de l'entreprise.

  4. Partagez tôt et souvent des informations sur la prévention de la discrimination et du harcèlement, comme dans tous les manuels des employés, lors de l'orientation des nouveaux employés, lors des réunions d'employés et dans tous les bulletins ou publications internes de l'entreprise.

  5. Tenez tous les employés responsables du respect des politiques et reconnaissez les efforts déployés pour créer et maintenir un environnement de travail dans lequel la discrimination et le harcèlement ne sont pas tolérés.

  6. Assurez-vous que les employés ne subissent pas de représailles pour avoir signalé une discrimination dans l'emploi ou pris d'autres mesures protégées par la loi (comme participer à une enquête ou à une action en justice pour discrimination dans l'emploi ou s'opposer à une discrimination dans l'emploi). Les représailles sont la base la plus fréquemment alléguée dans les accusations de discrimination déposées auprès de l'EEOC.

  7. Demandez de l'aide, le cas échéant. Le site Web du Small Business Resource Center de l'EEOC contient des informations adaptées aux petites entreprises. L'EEOC a également désigné des agents de liaison pour les petites entreprises dans des bureaux à travers le pays qui peuvent fournir gratuitement des informations, des formations et des activités de sensibilisation. L'EEOC fournit également des informations par le biais de sa ligne téléphonique Avocat du jour, (202) 663-4691. Les petites entreprises peuvent également, bien sûr, contacter des ressources humaines externes et/ou des experts juridiques pour obtenir de l'aide.

Vous pouvez mettre en place les mesures ci-dessus par vous-même et avec l'aide d'un avocat spécialisé en droit du travail.

Où souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle

Le marché de l'achat d'une assurance responsabilité civile en matière de pratiques d'emploi est en fait assez restreint. Un groupe d'environ 20 assureurs souscrivent environ 85% des polices EPLI. Cela devrait faciliter la recherche de la bonne police pour votre entreprise, mais si vous rencontrez des difficultés, nous vous recommandons de faire appel à un courtier d'assurance. Un courtier peut également vous aider à déchiffrer exactement ce qui est couvert et ce qui n'est pas couvert par une police spécifique. La compagnie d'assurance couvrira les frais du courtier.

Nous vous recommandons de souscrire une police EPLI uniquement auprès d'une compagnie d'assurance qui a au moins une note A par AM Best. AM Best est une société de notation de crédit qui note les compagnies d'assurance en fonction de leur stabilité financière.

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Voici quelques-uns des principaux fournisseurs d'assurance pour l'assurance responsabilité civile des pratiques d'emploi :

AIG

AIG est une compagnie d'assurance notée A et l'assureur le plus actif pour EPLI. Il offre jusqu'à 25 millions de dollars de couverture via son produit EPLI, appelé Employment Edge. AIG offre une couverture pour une variété de réclamations liées à l'emploi intentées contre l'entreprise, la direction ou les employés. Il couvre également les violations de l'emploi qui se produisent sur Internet, comme un employé faisant une déclaration discriminatoire à propos d'un collègue dans un salon de discussion. Il existe également une couverture tierce, vous êtes donc couvert si un entrepreneur ou un fournisseur prétend que votre entreprise s'est livrée à de la discrimination ou du harcèlement. Les réclamations de salaire et d'heures ne sont pas couvertes, bien qu'AIG vende un produit d'assurance distinct à cette fin. AIG propose également des services de contrôle des risques conçus pour renforcer vos efforts de lutte contre la discrimination et réduire l'incidence des réclamations.

Chubb

Chubb peut aider votre entreprise à prospérer face aux défis complexes des employés. Il dispose d'un produit EPLI appelé ForeFront Portfolio qui couvre un large éventail de réclamations liées à l'emploi. Contrairement à certains assureurs, Chubb n'exige pas que les assureurs règlent les réclamations à l'amiable. Si vous pensez que votre entreprise n'est pas fautive, vous pouvez porter plainte devant les tribunaux avec le soutien total de Chubb. Chubb couvrira également toute la gamme des dommages-intérêts qu'un tribunal pourrait accorder à votre employé, même les dommages-intérêts punitifs. Chubb fournit également des services de contrôle des risques et des packages EPLI spéciaux pour les entreprises professionnelles.

Lisez l'avis de Chubb sur l'assurance commerciale.

À l'échelle nationale

Nationwide, un assureur noté A-plus, n'a pas toujours été l'une des meilleures compagnies d'assurance pour la couverture EPLI, mais il a vu une augmentation de 15% des demandes EPLI entre 2016 et 2017 – en même temps que plusieurs personnalités publiques ont été accusées de harcèlement sexuel. Comparé à Chubb et AIG, Nationwide se concentre davantage sur l'aide aux petites entreprises. Nationwide propose EPLI en tant que police autonome et propose également EPLI en tant qu'avenant à sa police de propriétaires d'entreprise, ou BOP, et à sa police de responsabilité générale. Les services de gestion des risques EPLI de Nationwide et la hotline des cabinets d'avocats peuvent faire économiser aux propriétaires d'entreprise 1 000 $ ou plus au cours de chaque période d'assurance.

Lire l'examen de l'assurance des entreprises dans tout le pays.

Assurance voyageurs

Travelers propose également une assurance responsabilité civile en matière de pratiques d'emploi en tant que complément facultatif à leur BOP. Avec votre police Travelers, vous bénéficierez d'une protection contre un large éventail de poursuites d'employés. Vous aurez également accès gratuitement à un programme de gestion des risques en ligne qui propose une formation anti-discrimination pour les managers et les employés. Les voyageurs fournissent même à leurs clients EPLI l'accès à une ligne d'assistance composée d'avocats spécialisés en droit du travail. La déclaration des sinistres est très simple avec Travelers.

Lisez l'avis de Travelers Business Insurance.

CouverturePortefeuille

CoverWallet fait les choses un peu différemment car c'est un marché de l'assurance, pas une compagnie d'assurance. Plutôt que de souscrire ses propres polices, CoverWallet s'associe à plusieurs compagnies d'assurance et vous aidera à trouver la meilleure police EPLI sur le marché auprès de votre entreprise. Tout ce que vous avez à faire est de remplir un questionnaire rapide sur votre entreprise, et CoverWallet générera instantanément des devis EPLI de plusieurs assureurs. Vous pourrez voir un résumé de la police de chaque assureur et choisir celui qui offre la meilleure couverture au prix le plus bas.

Cet article a été initialement publié sur Fundera, une filiale de .

Gautier Blondeau
Gautier Blondeau En savoir plus sur l'assurance responsabilité civile des pratiques d'emploi dans ce guide, y compris ce qui est couvert et ce qui ne l'est pas, combien coûte la couverture EPLI et où l'acheter.